Die patenteste Erfindung seit dem Stuhl?

Ob online-first oder print-first: Das Portable Document Format (PDF) ist konstanter Begleiter des Reportings. NeidhartSchön stellt das unverzichtbare Kommunikationsmittel zur Diskussion.

Der Geschäftsbericht als PDF ist in vielerlei Hinsicht ein Must, einerseits für die Reviews durch das Management intern, aber auch die Wirtschaftsprüfer extern und die Börsenaufsicht setzen auf das Medium. Denn es vereint Eigenschaften einer gedruckten mit jenen einer digitalen Publikation.

Das PDF – So patent wie ein Stuhl?

Das PDF ist lokal archivierbar, über Jahrzehnte lesbar, kann ohne weiteres auf Papier gedruckt werden und lässt sich gleichzeitig über digitale Kanäle in Umlauf bringen. Versenden wir ein PDF statt eines offenen Files, schränken wir die Möglichkeiten ein, dass der Inhalt ohne unser Zutun verändert wird. Und wir verleihen unserem Dokument einen offizielleren Charakter.

Teilen Sie mit uns Ihre Erfahrung mit dem PDF im Reporting am Geschäftsberichte-Symposium vom 13. Juni 2022. Oder schreiben Sie uns jetzt eine E-Mail dazu. NeidhartSchön honoriert die gehaltvollsten drei Beiträge zum Thema PDF mit einer Gratis-Teilnahme am diesjährigen Symposium. Wir sind gespannt auf Ihre Inputs!

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Eine vielschichtige Materie

Doch wie gut eignet sich das PDF für die Kommunikation gegenüber einer breiteren Öffentlichkeit? Welche Ansprüche sollen an die Gestaltung gestellt werden? Ist das PDF eine Druckvorlage oder eine Alternative zu einer interaktiven User-Experience? In welchem Mass soll es für Menschen mit körperlichen Einschränkungen sogenannt «barrierefrei» und maschinell lesbar sein? Viele Fragen, die es Wert sind, das allgegenwärtige Vehikel genauer unter die Lupe zu nehmen.

Der Einsatz von PDFs im Reporting ist eine vielschichtige Materie. Das Portable Document Format, wie es mit vollem Namen heisst, gibt es seit den frühen Neunzigerjahren. Damals erstellte Dokumente sind bis heute praktisch uneingeschränkt lesbar, auch auf mobilen Geräten, an die zu jener Zeit noch niemand gedacht hatte. Weil es die gedankliche Brücke von der Print- zur Online-Publikation herstellt, hat das Format neben seinem vielfältigen Nutzen auch eine kulturelle Dimension. Nicht ohne Grund waren Online-Reader, die PDFs in Hefte zum Durchblättern konvertieren, trotz bescheidenem Mehrwert eine Zeit lang in Mode.

Trotz seiner scheinbaren Unverzichtbarkeit im Reporting löst das PDF nicht alle Probleme und kann vor allem bei den Machern viel Kopfzerbrechen auslösen. Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag Pro und Kontra PDF.

Trends beim PDF

Die Studienreihe Online Report Perspektiven (ORP) des Center for Research in Financial Communication der Universität Leipzig untersucht die Entwicklung der digitalen Berichterstattung von deutschen und Schweizer Unternehmen. Dabei wird auch der Umgang mit dem PDF beleuchtet.

Gemäss neusten Ergebnissen boten 2021 wiederum alle untersuchten Unternehmen einen PDF-Bericht an. Wo in Medienmitteilungen ein Link zum Geschäftsbericht veröffentlicht wurde, führte dieser bei deutschen Unternehmen zur Hälfte, bei den Schweizer Kollegen zu einem Drittel zum PDF.

Diese Zahlen deuten auf einen länderspezifischen Unterschied: Der Online-First-Ansatz ist in der Schweiz auf dem Vormarsch. Deutsche Unternehmen dagegen setzen in der Online-Kommunikation noch stärker auf das PDF. Bei den Unternehmen im DAX und MDAX stagniert die Zahl der Online-Umsetzungen (siehe Grafik), dafür findet man auf deren Websites vermehrt PDF-Berichte, die für die Nutzung am Bildschirm optimiert sind, etwa durch Links und interaktive Navigationshilfen. In einzelnen Fällen sind sie im Querformat A4 angelegt, um deren Lesbarkeit am Desktop-Computer zu verbessern.

Der Anteil an hybriden Geschäftsberichten steigt besonders in der Schweiz kontinuierlich an. Als hybrid bezeichnen wir Online-Reports, die nur eine Auswahl der Berichtsinhalte direkt auf der Website darstellen. Der HTML-codierte Bericht wird damit zu einer Art «Mantelberichterstattung» für eine breitere Öffentlichkeit. Die Details für die professionellen Kapitalmarktteilnehmer werden häufig nur in Form des PDFs angeboten. Die Studie ORP ’21 kann hier online bestellt und heruntergeladen werden.

Zwei Beispiele zur Veranschaulichung des Einsatzes von PDFs im Reporting sind der Geschäftsbericht der Mobiliar (Full-HTML) sowie der Geschäftsbericht von Implenia (hybrid mit für den Bildschirm optimiertem PDF).

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